Nehmen Mandanten das überhaupt an?
Mandanten sehen keine Kanzlei-Komplexität. Sie sehen nur, welche Unterlage fehlt, welche Rückfrage offen ist und was sie als Nächstes tun müssen.
Häufige Fragen
Häufige Fragen zu Maintax Central
Maintax Central verändert nicht die steuerliche Facharbeit. Es organisiert die Abläufe davor, daneben und danach. Hier finden Sie Antworten auf die Fragen, die Kanzleien vor dem Einstieg tatsächlich stellen.
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30 Fragen gefunden
Wenn bereits alles vollständig organisiert ist
Wenn Kanzlei und Mandanten Unterlagen, Aufgaben, Rückfragen und Statusinformationen bereits strukturiert in bestehenden Systemen verwalten und kaum manuelle Abstimmung nötig ist, kann der Zusatznutzen geringer sein. DATEV und andere Fachsysteme bleiben für die steuerliche Facharbeit zuständig. MainTax organisiert die Zusammenarbeit davor, dazwischen und darum herum.
Wie aufwendig ist die Einführung?
Mandanten, Mitarbeiter, Dokumenttypen und grundlegende Statusdaten können vorbereitet und importiert werden. Der konkrete Aufwand richtet sich nach Kanzleigröße, Datenbestand und gewünschtem Umfang.
Kann ich Maintax Central vor dem Kauf selbst testen?
Ja. Sie erhalten eine persönliche Demo-Kanzlei mit realistischen Beispieldaten und können Maintax Central sieben Tage lang ohne Kreditkarte testen.
Muss ich für die Demo ein Verkaufsgespräch führen?
Nein. Die persönliche Demo kann selbstständig gestartet werden. Eine Beratung ist optional, wenn Sie Abläufe, Migration oder Anforderungen gemeinsam besprechen möchten.
Welche Daten darf ich in der Demo verwenden?
Die Demo enthält vorbereitete Beispieldaten. Laden Sie dort bitte keine echten sensiblen Mandanten-, Steuer- oder Personaldaten hoch.
Was sehen meine Mandanten?
Mandanten sehen ausschließlich die für sie freigegebenen Inhalte: offene Aufgaben, fehlende Unterlagen, Rückfragen, Freigaben, Status und Dokumente. Kanzleiinterne Notizen und Verwaltungsbereiche bleiben verborgen.
Können Mandanten Maintax Central auf dem Smartphone verwenden?
Ja. Das Mandantenportal ist responsiv und kann im Browser auf Smartphone und Tablet genutzt werden. Uploads lassen sich dadurch direkt vom Gerät aus erledigen.
Wie kommen Unterlagen in Maintax Central?
Unterlagen können im Portal, über einen geschützten Upload-Link, per persönlicher Upload-Adresse oder über einen eingerichteten Mailimport eingehen. Der Eingang wird dem passenden Mandanten und Vorgang zugeordnet.
Was passiert mit fehlenden Unterlagen?
Die Kanzlei fordert die Unterlage mit Zeitraum, Kategorie und Fälligkeit an. Maintax Central zeigt den offenen Bedarf, dokumentiert Erinnerungen und schließt ihn erst nach Prüfung eines passenden Uploads.
Wie verhindert Maintax Central doppelte Rückfragen?
Offene Rückfragen bleiben am Mandanten und Vorgang sichtbar. Das Team sieht vorhandene Kommunikation und Zuständigkeiten, bevor eine weitere Anfrage erstellt wird; identische Dateien werden zusätzlich über ihren Inhalt erkannt.
Wie funktioniert „Wer wartet auf wen?“
Jeder offene Vorgang zeigt, ob die Kanzlei handeln muss, eine Antwort des Mandanten fehlt oder aktuell kein Handlungsbedarf besteht. Dadurch werden Blocker und die nächste Verantwortung sofort sichtbar.
Wie unterstützt Maintax Central bei Fristen?
Fristen werden mit Status, Ampel, Verantwortlichem, Erinnerungen und Eskalationen geführt. Die Kanzlei bleibt für fachliche Prüfung, Fristberechnung und die korrekte Pflege der Daten verantwortlich.
Kann Maintax Central wiederkehrende Abläufe automatisieren?
Vorlagen, Regeln, Erinnerungen und Serienaktionen machen Kanzleiarbeit reproduzierbar. Ausführung, Ergebnis und Fehlerstatus bleiben nachvollziehbar.
Wie funktioniert die Bescheidprüfung?
Eingangsdatum, Einspruchsfrist, erwarteter und festgesetzter Betrag, Abweichungen, Zuständigkeit und nächster Schritt werden in einem Prüfprozess erfasst. Die steuerliche Beurteilung trifft weiterhin die Kanzlei.
Welche Benachrichtigungen gibt es?
Je nach Einstellung stehen Benachrichtigungen im Portal, per E-Mail und als Web-Push zur Verfügung. Benutzer können Präferenzen, Zusammenfassungen, Ruhezeiten und registrierte Geräte verwalten.
Ist Maintax Central mehrsprachig?
Ja. Die Benutzeroberfläche ist in elf Sprachen verfügbar. Fachliche Inhalte und individuelle Mitteilungen werden von der Kanzlei erstellt und nicht ungeprüft automatisch übersetzt.
Wie werden Zugriffe gesteuert?
Zugriffe werden nach Kanzlei, Rolle, Berechtigung und Mandantenzuweisung begrenzt. Für sensible Aktionen können zusätzliche Bestätigungen erforderlich sein.
Können mehrere Mitarbeiter gemeinsam an einem Mandat arbeiten?
Ja. Aufgaben, Rückfragen, Fristen und Vorgänge können Verantwortlichen zugewiesen werden. Status, Kommentare und Historie halten das Team auf demselben Arbeitsstand.
Gibt es interne Notizen und Telefonnotizen?
Ja. Interne Hinweise und Telefonnotizen können am Mandanten oder Vorgang dokumentiert werden. Sie sind nur für berechtigte Kanzleimitarbeiter sichtbar.
Wie nachvollziehbar sind Änderungen?
Timeline und Audit protokollieren relevante Bearbeitungsschritte, Statusänderungen und sicherheitsrelevante Aktionen mit Zeitpunkt und handelndem Benutzer.
Kann der Maintax Central-Support meine Mandantendaten sehen?
Ein Supportzugriff auf Kanzleidaten ist nicht pauschal offen. Er erfordert eine ausdrücklich freigegebene, zeitlich begrenzte Support-Sitzung und wird nachvollziehbar protokolliert.
Wie schützt Maintax Central sensible Daten?
Maintax Central kombiniert private Dateispeicherung, rollenabhängige Zugriffe, signierte Links, Sitzungs- und Uploadkontrollen sowie Audit-Protokolle. Die produktive Infrastruktur und rechtliche Konfiguration müssen zusätzlich abgenommen werden.
Ist Maintax Central automatisch DSGVO-konform?
Keine Software stellt allein Rechtskonformität her. Maintax Central bietet technische Grundlagen für Zugriff, Protokollierung, Exporte und Löschprozesse; Verträge, Zwecke, Fristen und Kanzleiprozesse müssen rechtlich geprüft und korrekt konfiguriert werden.
Werden meine Kanzleidaten für KI-Training verwendet?
Die Nutzung von Maintax Central gibt Kanzleidaten nicht automatisch für KI-Training frei. Externe KI-Dienste dürfen nur bewusst konfiguriert und nach technischer sowie vertraglicher Prüfung eingesetzt werden.
Kann ich vorhandene Mandanten und Daten importieren?
Ja. Vorbereitete Importfunktionen unterstützen strukturierte Mandanten- und Bestandsdaten. Format, Qualität und Zuordnung werden vor der produktiven Übernahme geprüft.
Kann ich Maintax Central an meine Kanzlei anpassen?
Branding, Rollen, Dokumenttypen, Status, Vorlagen, Benachrichtigungen und Workflows lassen sich konfigurieren. Eigene Domains und erweiterte Funktionen hängen vom gewählten Tarif ab.
Wie funktionieren Tarife und Funktionsfreischaltungen?
Jeder Tarif definiert Nutzungsgrenzen und freigeschaltete Funktionen. Die öffentliche Preisübersicht übernimmt diese Angaben aus der zentralen Tarifverwaltung.
Kann ich den Tarif später wechseln?
Ein Tarifwechsel kann über die Abonnementverwaltung vorbereitet werden. Zeitpunkt, Abrechnung und verfügbare Funktionen richten sich nach dem gewählten Wechsel und den geltenden Vertragsbedingungen.
Was passiert bei einer Kündigung?
Zugriff, Exportmöglichkeiten, Aufbewahrung und Löschung richten sich nach Vertrag und rechtlichen Pflichten. Daten werden nicht allein durch das Auslösen einer Kündigung unkontrolliert gelöscht.